Đăng ký và quản lý hộ tịch là nhiệm vụ quan trọng luôn được các quốc gia quan tâm thực hiện. Hoạt động này còn là cơ sở để Nhà nước công nhận và bảo hộ quyền con người, quyền, nghĩa vụ công dân, đồng thời có biện pháp quản lý dân cư một cách khoa học, phục vụ thiết thực cho việc xây dựng, hoạch định chính sách phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh của đất nước. Luật hộ tịch có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2016, quy định về hộ tịch; quyền, nghĩa vụ, nguyên tắc, thẩm quyền, thủ tục đăng ký hộ tịch; Cơ sở dữ liệu hộ tịch và quản lý nhà nước về hộ tịch. Những quy định chung về Luật hộ tịch như sau:

 Điều 2 luật quy định:  Hộ tịch là những sự kiện được quy định tại Điều 3 của Luật này, xác định tình trạng nhân thân của cá nhân từ khi sinh ra đến khi chết. Đăng ký hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận hoặc ghi vào Sổ hộ tịch các sự kiện hộ tịch của cá nhân, tạo cơ sở pháp lý để Nhà nước bảo hộ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, thực hiện quản lý về dân cư.

Về nội dung đăng ký hộ tịch Điều 3 quy định:

 Về xác nhận vào Sổ hộ tịch các sự kiện hộ tịch: Khai sinh; Kết hôn; Giám hộ; Nhận cha, mẹ, con; Thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch; Khai tử.

Ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch của cá nhân theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền: Thay đổi quốc tịch; Xác định cha, mẹ, con; Xác định lại giới tính; Nuôi con nuôi, chấm dứt việc nuôi con nuôi; Ly hôn, hủy việc kết hôn trái pháp luật, công nhận việc kết hôn; Công nhận giám hộ; Tuyên bố hoặc hủy tuyên bố một người mất tích, đã chết, bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự.

Ghi vào Sổ hộ tịch sự kiện khai sinh; kết hôn; ly hôn; hủy việc kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; thay đổi hộ tịch; khai tử của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

 Xác nhận hoặc ghi vào Sổ hộ tịch các việc hộ tịch khác theo quy định của pháp luật.

Nguyên tắc đăng ký hộ tịch

Tôn trọng và bảo đảm quyền nhân thân của cá nhân.

Mọi sự kiện hộ tịch của cá nhân phải được đăng ký đầy đủ, kịp thời, trung thực, khách quan và chính xác; trường hợp không đủ điều kiện đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật thì người đứng đầu cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Đối với những việc hộ tịch mà Luật này không quy định thời hạn giải quyết thì được giải quyết ngay trong ngày; trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.

Mỗi sự kiện hộ tịch chỉ được đăng ký tại một cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền theo quy định của Luật này. Cá nhân có thể được đăng ký hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi thường trú, tạm trú hoặc nơi đang sinh sống. Trường hợp cá nhân không đăng ký tại nơi thường trú thì Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, Cơ quan đại diện nơi đã đăng ký hộ tịch cho cá nhân có trách nhiệm thông báo việc đăng ký hộ tịch đến Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cá nhân đó thường trú.

Mọi sự kiện hộ tịch sau khi đăng ký vào Sổ hộ tịch phải được cập nhật kịp thời, đầy đủ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Nội dung khai sinh, kết hôn, ly hôn, khai tử, thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại giới tính, xác định lại dân tộc của cá nhân trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch là thông tin đầu vào của Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Bảo đảm công khai, minh bạch thủ tục đăng ký hộ tịch.

Quyền, nghĩa vụ đăng ký hộ tịch của cá nhân

Công dân Việt Nam, người không quốc tịch thường trú tại Việt Nam có quyền, nghĩa vụ đăng ký hộ tịch. Quy định này cũng được áp dụng đối với công dân nước ngoài thường trú tại Việt Nam, trừ trường hợp điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có quy định khác.

Trường hợp kết hôn, nhận cha, mẹ, con thì các bên phải trực tiếp thực hiện tại cơ quan đăng ký hộ tịch.

Đối với các việc đăng ký hộ tịch khác hoặc cấp bản sao trích lục hộ tịch thì người có yêu cầu trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện. Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết việc ủy quyền.

Người chưa thành niên, người đã thành niên mất năng lực hành vi dân sự yêu cầu đăng ký hộ tịch hoặc cấp bản sao trích lục hộ tịch thông qua người đại diện theo pháp luật.

Luật quy định, cơ quan đăng ký hộ tịch là Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã), Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và đơn vị hành chính tương đương (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp huyện), Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện).

Quy định về thẩm quyền đăng ký hộ tịch như sau:

Khoản 1, Điều 7 quy định Ủy ban nhân dân cấp xã đăng ký hộ tịch trong các trường hợp sau: a) Đăng ký sự kiện hộ tịch quy định tại các điểm a, b, c, d và e khoản 1 Điều 3 của Luật này cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước; b) Đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch cho người chưa đủ 14 tuổi; bổ sung thông tin hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước; c) Thực hiện các việc hộ tịch theo quy định tại khoản 2 và khoản 4 Điều 3 của Luật này; d) Đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam thường trú tại khu vực biên giới, còn người kia là công dân của nước láng giềng thường trú tại khu vực biên giới với Việt Nam; kết hôn, nhận cha, mẹ, con của công dân Việt Nam thường trú ở khu vực biên giới với công dân của nước láng giềng thường trú ở khu vực biên giới với Việt Nam; khai tử cho người nước ngoài cư trú ổn định lâu dài tại khu vực biên giới của Việt Nam.

Khoản 2, Điều 7 quy định Ủy ban nhân dân cấp huyện đăng ký hộ tịch trong các trường hợp sau, trừ trường hợp quy định tại điểm d khoản 1 Điều này: a) Đăng ký sự kiện hộ tịch quy định tại khoản 1 Điều 3 của Luật này có yếu tố nước ngoài; b) Đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch cho công dân Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên cư trú ở trong nước; xác định lại dân tộc; c) Thực hiện các việc hộ tịch theo quy định tại khoản 3 Điều 3 của Luật này.

Bảo đảm thực hiện quyền, nghĩa vụ đăng ký hộ tịch, Nhà nước có chính sách, biện pháp đồng bộ, tạo điều kiện để cá nhân thực hiện quyền, nghĩa vụ đăng ký hộ tịch. Nhà nước bảo đảm ngân sách, cơ sở vật chất, nguồn nhân lực, đầu tư phát triển công nghệ thông tin cho hoạt động đăng ký và quản lý hộ tịch.

Khi yêu cầu đăng ký hộ tịch, cấp bản sao trích lục hộ tịch, cá nhân nộp hồ sơ trực tiếp cho cơ quan đăng ký hộ tịch hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc gửi qua hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến. Khi làm thủ tục đăng ký hộ tịch, cấp bản sao trích lục hộ tịch từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch, cá nhân xuất trình giấy tờ chứng minh nhân thân cho cơ quan đăng ký hộ tịch. Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh nhân thân. Đối với những việc đăng ký hộ tịch có quy định thời hạn giải quyết, thì người tiếp nhận hồ sơ phải viết giấy tiếp nhận; trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ thì phải hướng dẫn bằng văn bản để người đi đăng ký hộ tịch bổ sung, hoàn thiện. Văn bản hướng dẫn phải ghi đầy đủ, rõ ràng loại giấy tờ bổ sung. Trường hợp người có yêu cầu nộp hồ sơ không đúng cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền thì người tiếp nhận hướng dẫn người đi đăng ký hộ tịch đến cơ quan có thẩm quyền để nộp hồ sơ.

Khoản 1, Điều 11 quy định Lệ phí hộ tịch được miễn lệ phí đăng ký hộ tịch trong những trường hợp sau: Đăng ký hộ tịch cho người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật; Đăng ký khai sinh, khai tử đúng hạn, giám hộ, kết hôn của công dân Việt Nam cư trú ở trong nước.

Khi Cá nhân yêu cầu đăng ký sự kiện hộ tịch khác ngoài quy định tại khoản 1 Điều này, yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch phải nộp lệ phí.

Điều 12 quy định các hành vi bị nghiêm cấm gồm: 1. Nghiêm cấm cá nhân thực hiện các hành vi sau đây: a) Cung cấp thông tin, tài liệu sai sự thật; làm hoặc sử dụng giấy tờ giả, giấy tờ của người khác để đăng ký hộ tịch; b) Đe dọa, cưỡng ép, cản trở việc thực hiện quyền, nghĩa vụ đăng ký hộ tịch; c) Can thiệp trái pháp luật vào hoạt động đăng ký hộ tịch; d) Cam đoan, làm chứng sai sự thật để đăng ký hộ tịch; đ) Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung giấy tờ hộ tịch hoặc thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch; e) Đưa hối lộ, mua chuộc, hứa hẹn lợi ích vật chất, tinh thần để được đăng ký hộ tịch; g) Lợi dụng việc đăng ký hộ tịch hoặc trốn tránh nghĩa vụ đăng ký hộ tịch nhằm động cơ vụ lợi, hưởng chính sách ưu đãi của Nhà nước hoặc trục lợi dưới bất kỳ hình thức nào; h) Người có thẩm quyền quyết định đăng ký hộ tịch thực hiện việc đăng ký hộ tịch cho bản thân hoặc người thân thích theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình; i) Truy cập trái phép, trộm cắp, phá hoại thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch.2. Giấy tờ hộ tịch được cấp cho trường hợp đăng ký hộ tịch vi phạm quy định tại các điểm a, d, đ, g và h khoản 1 Điều này đều không có giá trị và phải thu hồi, hủy bỏ.3. Cá nhân thực hiện hành vi quy định tại khoản 1 Điều này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm có thể bị xử lý vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật. Trường hợp cán bộ, công chức vi phạm quy định tại khoản 1 Điều này, ngoài bị xử lý như trên còn bị xử lý kỷ luật theo quy định pháp luật về cán bộ, công chức.