Ngày 03/6/2025, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 113/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ. Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 21/7/2025 và thay thế Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ. Tại Chương III của Nghị định này quy định cụ thể về kho lưu trữ tài liệu giấy và kho lưu trữ tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác như sau:

1. Yêu cầu chung đối với Kho tài liệu giấy và Kho tài liệu khác

Kho tài liệu giấy, Kho tài liệu khác phải bảo đảm an toàn, toàn vẹn, gìn giữ lâu dài tài liệu lưu trữ và thuận lợi cho việc sử dụng, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ theo quy định tại Điều 4 Luật Lưu trữ.

Vị trí đặt kho lưu trữ phải thuận tiện giao thông và tránh các khu vực dễ gây cháy, nổ, ô nhiễm.

Thiết kế kho lưu trữ bảo đảm hợp lý, liên hoàn, thuận tiện trong việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ và bảo vệ, bảo quản an toàn các loại hình tài liệu lưu trữ, phù hợp với quy định của pháp luật về xây dựng, phòng cháy, chữa cháy, phòng, chống thiên tai.

Có biện pháp bảo vệ, bảo đảm an toàn công trình kho lưu trữ 24/7.

Kho lưu trữ bao gồm: khu vực kho bảo quản, khu vực phục vụ công chúng, khu vực hành chính và các khu vực khác.

2. Quy mô của Kho tài liệu giấy

Quy mô của Kho tài liệu giấy được xác định trên cơ sở số lượng tài liệu lưu trữ cần bảo quản, gồm 04 mức độ sau đây:

Mức độ 1: dưới 3.000 mét giá tài liệu.

Mức độ 2: từ 3.000 mét giá tài liệu đến dưới 6.000 mét giá tài liệu.

Mức độ 3: từ 6.000 mét giá tài liệu đến dưới 10.000 mét giá tài liệu.

Mức độ 4: từ 10.000 mét giá tài liệu trở lên.

Căn cứ xác định số lượng mét giá tài liệu cần bảo quản

Số lượng tài liệu thực tế đang bảo quản.

Số lượng tài liệu thực tế đang bảo quản tại các cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp tài liệu đã đến hạn nộp.

Số lượng tài liệu ước tính hình thành ở các cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp tài liệu sẽ thu về theo quy định tại khoản 3 Điều 17 Luật Lưu trữ.

Số lượng tài liệu lưu trữ tư ước tính sẽ sưu tầm hoặc được cho, tặng, ký gửi của các tổ chức và cá nhân.

3. Yêu cầu về khu vực kho bảo quản tài liệu lưu trữ

Khu vực kho bảo quản tài liệu lưu trữ được bố trí độc lập với các khu vực khác, hạn chế tiếp xúc với đường đi, có lối ra vào độc lập, phù hợp với từng loại hình tài liệu.

Khu vực kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải bảo đảm các yêu cầu sau đây:

Diện tích sàn kho bảo quản tài liệu lưu trữ giấy tính tối thiểu bằng một phần năm tổng số mét giá tài liệu lưu trữ giấy cần bảo quản.

Diện tích sàn kho bảo quản tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác tối thiểu bằng diện tích đặt trang thiết bị bảo quản và bảo đảm không gian thực hiện nghiệp vụ bảo quản.

Sàn kho phải bảo đảm khả năng chịu tải của tài liệu lưu trữ và thiết bị lưu trữ; khả năng chống động đất, thiên tai, thảm họa.

Thiết kế tường kho, mái kho, cửa ra vào, cửa sổ, cầu thang của kho bảo quản phải đáp ứng các điều kiện bảo đảm an toàn tài liệu và thiết bị lưu trữ.

Có thiết bị duy trì nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với từng loại hình tài liệu được bảo quản theo khuyến cáo của nhà sản xuất vật mang tin và phương tiện ghi tin.

Thiết bị bảo vệ, bảo quản tài liệu khác

Hệ thống giám sát an ninh và phòng cháy, chữa cháy; thiết bị báo động; thiết bị chống đột nhập; thiết bị báo cháy, hệ thống chữa cháy tự động.

Hệ thống điều hòa và dụng cụ đo nhiệt độ; hệ thống hút ẩm và dụng cụ đo độ ẩm; hệ thống thông gió phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ.

Giá, hộp đựng tài liệu và các thiết bị khác phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ.

4. Các khu vực khác của kho lưu trữ

Khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ được bố trí gần khu vực kho bảo quản tài liệu lưu trữ để thuận tiện cho quá trình hoạt động, gồm: phòng tiếp nhận tài liệu, phòng khử trùng tài liệu, phòng khử axit, phòng xử lý tài liệu, phòng để tài liệu hết giá trị, phòng tu bổ, phục chế tài liệu, phòng số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu, phòng xử lý nghiệp vụ lưu trữ khác theo nhu cầu thực tế.

Khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật được bố trí đủ diện tích để lắp đặt hệ thống làm mát; thiết bị theo dõi, giám sát, kiểm soát tình trạng bảo vệ, xử lý trong trường hợp xảy ra cháy, nổ và các thiết bị cần thiết khác để bảo đảm an toàn trong quá trình vận hành kho lưu trữ.

Khu vực hành chính và khu vực phục vụ công chúng được bố trí phù hợp với quy mô của kho lưu trữ và nhu cầu thực tế của từng cơ quan, tổ chức.

Đối với Kho tài liệu giấy mức độ 1 hoặc mức độ 2 có thể bố trí hợp nhất khu vực hành chính và khu vực phục vụ công chúng theo nhu cầu thực tế của từng cơ quan, tổ chức.

Đối với Kho tài liệu giấy mức độ 3 hoặc mức độ 4 phải bố trí riêng biệt giữa khu vực hành chính và khu vực phục vụ công chúng.

5. Yêu cầu về hệ thống điện, cấp thoát nước và phòng cháy, chữa cháy

 Hệ thống điện chiếu sáng trong và ngoài Kho tài liệu giấy và Kho tài liệu khác được lắp đặt riêng; có biện pháp đóng, ngắt điện chung cho toàn kho và riêng cho mỗi khu vực kho. Đường điện trong kho phải thực hiện theo yêu cầu của tiêu chuẩn kỹ thuật an toàn điện.

Hệ thống cấp và thoát nước được lắp đặt riêng; đường ống nước bảo đảm độ kín, không rò rỉ, không đi qua khu vực kho bảo quản tài liệu; không đặt thiết bị cấp nước ở tầng trên của khu vực kho bảo quản.

Phòng cháy, chữa cháy

Kho tài liệu giấy và Kho tài liệu khác phải có thiết kế, giải pháp phù hợp với công năng, đặc điểm của công trình và bảo đảm các yêu cầu theo quy định của pháp luật về phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ.

Sử dụng hệ thống chữa cháy bảo đảm phù hợp với tính chất vật lý của từng loại tài liệu lưu trữ được bảo quản theo quy định của pháp luật./.