Đây là Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. Thông tư này quy định chi tiết khoản 2 Điều 29, khoản 3 Điều 34, khoản 7 Điều 36 Luật Lưu trữ, bao gồm: Thể thức, kỹ thuật trình bày và quy trình số hóa tài liệu lưu trữ. Thể thức, kỹ thuật trình bày khi chuyển đổi tài liệu lưu trữ số sang tài liệu lưu trữ giấy. Thu nộp, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ số và hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị. Thông tư được áp dụng đối với: Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp nhà nước (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức). Tổ chức, cá nhân thực hiện các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ số quy định tại điểm a khoản 3 Điều 36 và các hoạt động dịch vụ lưu trữ quy định tại khoản 1 Điều 53 Luật Lưu trữ. Tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng quyết định việc áp dụng quy định của Thông tư này đối với tài liệu lưu trữ tư phù hợp với từng điều kiện cụ thể. Một số quy định của Thông tư cụ thể như sau:

1. Cấu trúc dữ liệu tài liệu lưu trữ số

Dữ liệu tài liệu lưu trữ số gồm dữ liệu của phông lưu trữ, dữ liệu của hồ sơ lưu trữ và dữ liệu của tài liệu lưu trữ

Dữ liệu của phông lưu trữ gồm: mã phông, công trình, sưu tập lưu trữ; tên phông, công trình, sưu tập lưu trữ; trạng thái (đóng, mở); lịch sử đơn vị hình thành phống; thời gian tài liệu; tổng số tài liệu; phương án phân loại hoặc các nhóm tài liệu chủ yếu; ngôn ngữ; chế độ dự phòng; ghi chú.

Dữ liệu của hồ sơ lưu trữ gồm: mã hồ sơ; tiêu đề hồ sơ; thời hạn lưu trữ; mức độ tiếp cận; ngôn ngữ; thời gian bắt đầu; thời gian kết thúc; từ khóa; tổng số tài liệu trong hồ sơ; số lượng tờ (đối với hồ sơ số hóa); số lượng trang; tình trạng vật lý (đối với hồ sơ số hóa); ký hiệu thông tin; mức độ tin cậy; mã hồ sơ gốc giấy (đối với hồ sơ số hóa); chế độ lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tình trạng lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tệp tin hồ sơ (trường hợp số hóa cả hồ sơ thành một tệp tin); ghi chú.

Dữ liệu của tài liệu lưu trữ gồm: mã định danh tài liệu; mã lưu trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ; tên loại tài liệu; số của tài liệu; ký hiệu của tài liệu; ngày tháng năm ban hành tài liệu; tên cơ quan, tổ chức, cá nhân ban hành tài liệu; trích yếu nội dung; ngôn ngữ; số lượng trang; số lượng tờ (đối với tài liệu số hóa); ký hiệu thông tin; từ khóa; mức độ tiếp cận; mức độ tin cậy; bút tích (đối với tài liệu số hóa); tình trạng vật lý (đối với tài liệu số hóa); quy trình xử lý (đối với tài liệu gốc điện tử); chế độ lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tình trạng lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tệp tin tài liệu; ghi chú.

Dữ liệu của tài liệu lưu trữ phim, ảnh (không bao gồm dữ liệu tại điểm c khoản 1 Điều này) gồm: mã lưu trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ; phân loại (âm bản gốc, dương bản); số lưu trữ; ký hiệu thông tin; tên sự kiện; tiêu đề phim, ảnh; tác giả; địa điểm chụp; thời gian chụp; màu sắc; cỡ phim, ảnh; tài liệu đi kèm; mức độ tiếp cận; tình trạng vật lý; chế độ lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tình trạng lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tệp tin tài liệu; ghi chú.

Dữ liệu của tài liệu lưu trữ ghi âm, ghi hình (không bao gồm dữ liệu tại điểm c khoản 1 Điều này) gồm: mã lưu trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ; phân loại (âm thanh, video); số lưu trữ; ký hiệu thông tin; tên sự kiện; tiêu đề âm thanh, video; tác giả; địa điểm; thời gian; ngôn ngữ; thời lượng; tài liệu đi kèm; mức độ tiếp cận; chất lượng âm thanh, video; tình trạng vật lý; chế độ lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tình trạng lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tệp tin tài liệu; ghi chú.

Dữ liệu của tài liệu lưu trữ số được đóng thành các gói khác nhau theo cấu trúc dữ liệu cụ thể phù hợp với từng nghiệp vụ lưu trữ.

2. Bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ trong quá trình số hóa

Không ảnh hưởng đến hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và nội dung thông tin của tài liệu lưu trữ gốc được số hóa.

Không làm xáo trộn trật tự sắp xếp hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ.

Trật tự sắp xếp tài liệu lưu trữ số hóa trong Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số (sau đây gọi tắt là Hệ thống) thống nhất với trật tự sắp xếp tài liệu lưu trữ gốc trong kho lưu trữ.

Không số hoá tài liệu lưu trữ có tình trạng bết, dính, rách nát, mờ chữ hoặc có tình trạng vật lý ảnh hưởng đến mức độ đầy đủ, chính xác của nội dung thông tin; các tài liệu này phải được xử lý nghiệp vụ trước khi số hóa.

Tài liệu lưu trữ số hóa được bảo quản an toàn trong Hệ thống và sẵn sàng phục vụ nhu cầu sử dụng.

3. Yêu cầu đối với việc chuyển đổi tài liệu lưu trữ số sang tài liệu lưu trữ giấy

Bảo đảm không ảnh hưởng đến hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và nội dung thông tin của tài liệu lưu trữ gốc được chuyển đổi.

Bảo đảm thông tin trong tài liệu lưu trữ chuyển đổi phải đầy đủ, chính xác như thông tin trong tài liệu lưu trữ gốc được chuyển đổi.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số gốc quy định loại giấy in, chế độ in, mực in phù hợp với mục đích, yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ chuyển đổi.

Thể thức và kỹ thuật trình bày khi chuyển đổi tài liệu lưu trữ số dạng văn bản, ảnh, ghi âm, phim âm bản sang tài liệu lưu trữ giấy thực hiện theo quy định tại Điều 14, Điều 15, Điều 16 Thông tư này.

Thể thức và kỹ thuật trình bày khi chuyển đổi tài liệu lưu trữ số khác khoản 4 Điều này sang tài liệu lưu trữ giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này.

4. Cách thức thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số

Thu nộp trực tiếp

Thu nộp trực tiếp thực hiện trong trường hợp cơ quan, tổ chức nộp sử dụng Hệ thống khác với Hệ thống của cơ quan, tổ chức thu và chưa kết nối hoặc đã kết nối nhưng chưa có giải pháp bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình chuyển giao dữ liệu giữa hai Hệ thống.

Thu nộp trực tuyến

Thu nộp trực tuyến thực hiện trong trường hợp cơ quan, tổ chức nộp và cơ quan, tổ chức thu sử dụng chung Hệ thống hoặc sử dụng Hệ thống khác nhau nhưng đã thống nhất giải pháp kết nối và tiêu chuẩn kỹ thuật, bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình chuyển giao dữ liệu giữa hai Hệ thống.

5. Thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ hiện hành

Thời hạn nộp

Đơn vị, cá nhân nộp hồ sơ, tài liệu số vào lưu trữ hiện hành trên Hệ thống trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày kết thúc công việc.

Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu sử dụng hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp để phục vụ công việc thì vẫn phải thực hiện nộp theo đúng quy định và được cấp quyền sử dụng thường xuyên, không qua xét duyệt của người có thẩm quyền trong thời hạn 360 ngày kể từ ngày đến hạn nộp hồ sơ, tài liệu.

Lưu trữ hiện hành tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và thực hiện:

Rà soát tiêu đề hồ sơ, tài liệu; thời hạn lưu trữ của hồ sơ, tài liệu; thành phần tài liệu trong hồ sơ; các trường thông tin mô tả hồ sơ, tài liệu.

Hiệu chỉnh lại các trường thông tin mô tả hồ sơ, tài liệu nộp bảo đảm đúng quy định của pháp luật, quy định của cơ quan về hồ sơ, tài liệu nộp.

Xác nhận “đồng ý” đối với hồ sơ, tài liệu đáp ứng yêu cầu và “trả lại” đối với hồ sơ, tài liệu chưa đáp ứng yêu cầu, nêu rõ lý do và yêu cầu để đơn vị, cá nhân nộp hoàn thiện, thực hiện nộp lại.

Thời gian xác nhận của lưu trữ hiện hành không quá 60 ngày kể từ ngày đơn vị, cá nhân nộp hồ sơ, tài liệu trên Hệ thống.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ hiện hành phù hợp với chức năng, năng lực xử lý của Hệ thống.

Thông tư số 05/2025/TT-BNV có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2025.

Bãi bỏ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

Trường hợp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số đã hình thành trong Hệ thống có cấu trúc dữ liệu theo quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV vẫn tiếp tục được lưu trữ cho đến khi được chuyển đổi sang cấu trúc dữ liệu theo quy định tại Thông tư này.

Trường hợp Hệ thống đã được xây dựng đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV , cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nâng cấp đáp ứng yêu cầu quy định tại Thông tư này, bảo đảm thực hiện phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến toàn trình.

Trường hợp nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số chưa được quy định tại Thông tư này, cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện theo quy định chung về nghiệp vụ lưu trữ tại Luật Lưu trữ, các quy định của pháp luật khác có liên quan và hướng dẫn nghiệp vụ của cơ quan có thẩm quyền./.

Tải về