Ngày 24/10/2023, Cục Bổ trợ Tư pháp, Bộ Tư pháp đã ban hành Công văn số 1459/BTTP-CC,TPL về việc Tăng cường thực hiện nghiêm các quy định pháp luật về công chứng, chứng thực.

Nội dung Công văn chỉ rõ: Thực hiện Luật Công chứng năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành, hoạt động công chứng trong thời gian qua tiếp tục có những bước phát triển cả về chất và lượng, ngày càng khẳng định vị trí, vai trò của dịch vụ cơ bản thiết yếu trong đời sống kinh tế - xã hội. Bên cạnh những kết quả đã đạt được, trong thời gian gần đây, qua công tác quản lý nhà nước và phản ánh của báo chí, Cục Bổ trợ tư pháp, Bộ Tư pháp thấy rằng tổ chức hành nghề công chứng ở một số địa phương có biểu hiện vi phạm liên quan đến hoạt động công chứng bản dịch, công chứng hợp đồng mua bán xe máy, xe ô tô, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản. Một số tổ chức, doanh nghiệp không phải là tổ chức hành nghề công chứng nhưng quảng cáo, đăng tin không chính xác, treo biển hiệu liên quan đến hoạt động công chứng nhằm gây nhầm lẫn đối với cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, tình trạng giả mạo giấy tờ, giả mạo người yêu cầu công chứng để tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch tại các tổ chức hành nghề công chứng xảy ra tại một số địa phương ngày càng phức tạp, tinh vi. Một trong những nguyên nhân của tình trạng này là do ý thức và chất lượng của một bộ phận công chứng viên chưa cao; kỹ năng hành nghề, đặc biệt là kỹ năng nhận diện các hành vi giả mạo, lừa đảo trong hoạt động công chứng, chứng thực chưa tốt; một số công chứng viên không kiểm tra kỹ bản chính hoặc chứng thực cả những bản sao giấy tờ giả, chứng thực bản sao không có bản chính; nhiều tổ chức hành nghề công chứng thiếu trang thiết bị, công nghệ hỗ trợ nhận biết giấy tờ giả…

Để việc công chứng bản dịch, công chứng hợp đồng mua bán xe máy, xe ô tô, việc chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản... tại các tổ chức hành nghề công chứng trên phạm vi cả nước thực hiện đúng quy định của pháp luật về công chứng và chứng thực và các quy định pháp luật có liên quan, Cục Bổ trợ tư pháp, Bộ Tư pháp đề nghị Sở Tư pháp các địa phương thực hiện một số nội dung, cụ thể như sau:

Một là, tiếp tục chỉ đạo thực hiện nghiêm các Công văn số 236/BTTP-CC,TPL ngày 27/02/2023 của Cục Bổ trợ tư pháp gửi các Sở Tư pháp và Công văn số 1246/BTP-BTTP ngày 4/4/2023 của Bộ Tư pháp gửi UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương về tăng cường công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng trên địa bàn, trong đó nêu cao vai trò quản lý nhà nước của Sở Tư pháp trong hoạt động công chứng, tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, kịp thời xử lý nghiêm các sai phạm trong hoạt động công chứng. Theo đó chú trọng kiểm tra đối với các hợp đồng mua bán xe máy, ô tô không đúng trình tự, thủ tục theo quy định pháp luật công chứng và pháp luật có liên quan.

Hai là, tăng cường quán triệt, chấn chỉnh đến các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thực hiện đúng các quy định của pháp luật về công chứng và chứng thực (Luật Công chứng năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành; Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch và Thông tư hướng dẫn), trong đó lưu ý:

Khi chứng thực bản sao từ bản chính phải thực hiện kiểm tra, đối chiếu kỹ cả bản chính và bản sao. Trong trường hợp nghi ngờ về tính hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản thì yêu cầu các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xác minh theo quy định tại khoản 5 Điều 9 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP; trường hợp phát hiện bản chính được cấp sai thẩm quyền, giả mạo hoặc nghi ngờ giả mạo thì phải từ chối chứng thực và lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật…

Khi công chứng bản dịch phải tuân thủ trình tự, thủ tục tại Điều 61 Luật Công chứng năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành; Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Thông tư số 01/2020/TT-BTP, tăng cường quản lý đội ngũ người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng, xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm (như ký khống nhưng không dịch trực tiếp…).

Chấp hành nghiêm chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng được quy định tại Luật Công chứng năm 2014, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ.

Hội công chứng viên các địa phương thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn cho đội ngũ công chứng viên về các kỹ năng nhận biết giấy tờ giả trong hoạt động công chứng, chứng thực (nhận dạng chữ viết, chữ ký giả; nhận dạng hình dấu giả trong giấy tờ tài liệu; nhận dạng tài liệu bị thay ảnh, ghép ảnh, thay trang; một số kinh nghiệm xử lý tình huống khi gặp tài liệu nghi là giả, tài liệu ban hành sai về nội dung, hình thức hoặc thẩm quyền ban hành và ngăn chặn việc làm giả văn bản công chứng, chứng thực…); có biện pháp tăng cường chia sẻ thông tin, kinh nghiệm giữa các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn để phòng ngừa rủi ro khi chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký tại các tổ chức hành nghề công chứng, khuyến nghị các tổ chức hành nghề công chứng tăng cường giải pháp lắp đặt các thiết bị công nghệ cao để soi chiếu các loại giấy tờ giả; phối hợp với cơ quan Công an địa phương, sở, ngành liên quan để tăng cường công tác đấu tranh, phòng chống vi phạm pháp luật, trong đó có hoạt động công chứng.