Ký tên vào văn bản cũng cần thực hiện theo đúng quy định pháp luật để đảm bảo tính pháp lý của văn bản
Hiện nay, đối với các cơ quan, tổ chức nhà nước,
việc ký tên được thực hiện theo những quy định dưới đây:
Cơ
quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất
cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn
bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền
của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực
hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
Cách thức ký: Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ
quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng
đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như
cấp phó ký thay cấp trưởng.
Cơ
quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể
lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức, cấp phó của người đứng đầu cơ
quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức
những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực
được phân công phụ trách.
Cách thức ký: Trường hợp ký thay mặt tập thể thì
phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ
chức. Ảnh minh họa cách ký tên vào văn bản.
Ảnh minh họa
Ký
thừa ủy quyền
Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan,
tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ
cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký.
Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng
văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy
quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.
Cách thức ký: Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải
ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Ký
thừa lệnh
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người
đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản.
Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký
thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc
hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
Cách thức ký: Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi
chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Những nội dung nêu trên được căn cứ theo quy định
tại Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ và Khoản 7
Mục II Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30./.