Ngày 15/05/2025, Chính phủ đã ban hành Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng. Một số nội dung cơ bản của Nghị định như sau:

Điều kiện về trụ sở của phòng công chứng

Có địa chỉ cụ thể theo địa giới hành chính. Bảo đảm diện tích làm việc cho công chứng viên, viên chức khác, người lao động, diện tích sử dụng chung và diện tích chuyên dùng theo quy định pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc của cơ sở hoạt động sự nghiệp và pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản công; bảo đảm các điều kiện về phòng, chống cháy nổ và lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định của pháp luật.

Trường hợp thuê trụ sở thì thời hạn thuê tối thiểu là 02 năm.

Đề án chuyển đổi phòng công chứng thành văn phòng công chứng

Nghị định 104/2025/NĐ-CP nêu rõ, sở tư pháp chủ trì, phối hợp với các sở, ngành có liên quan và hội công chứng viên tại địa phương xây dựng đề án chuyển đổi phòng công chứng thành văn phòng công chứng, trình UBND cấp tỉnh. Việc xây dựng đề án phải lấy ý kiến của công chứng viên, viên chức khác, người lao động đang làm việc tại phòng công chứng dự kiến chuyển đổi, tổ chức chính trị, chính trị - xã hội tại phòng công chứng (nếu có).

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của sở tư pháp kèm theo đề án, UBND cấp tỉnh ra quyết định phê duyệt đề án, gửi sở tư pháp, hội công chứng tại địa phương và phòng công chứng dự kiến chuyển đổi; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

Sở tư pháp chủ trì, phối hợp với các sở, ngành có liên quan tại địa phương thực hiện việc chuyển đổi phòng công chứng theo đề án đã được phê duyệt.

Phương thức chuyển đổi phòng công chứng

Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định cụ thể phương thức chuyển đổi phòng công chứng. Theo đó, quyền nhận chuyển đổi phòng công chứng được chuyển giao cho các công chứng viên đang là viên chức của phòng công chứng dự kiến chuyển đổi. Giá quyền nhận chuyển đổi phòng công chứng được xác định là số tiền nộp ngân sách và nộp thuế trung bình trong 3 năm gần nhất của phòng công chứng dự kiến chuyển đổi.

Trường hợp công chứng viên của phòng công chứng không nhận chuyển đổi phòng công chứng hoặc không đủ điều kiện theo quy định tại khoản 2 Điều 23 của Luật Công chứng thì quyền nhận chuyển đổi phòng công chứng được tổ chức bán đấu giá. Giá khởi điểm để đấu giá được xác định là số tiền nộp ngân sách và nộp thuế trung bình trong 3 năm gần nhất của phòng công chứng. Việc bán đấu giá được thực hiện theo trình tự, thủ tục bán đấu giá tài sản công.

Quyền nhận chuyển đổi phòng công chứng không bao gồm giá trị trụ sở, trang thiết bị và tài sản khác thuộc sở hữu của Nhà nước mà phòng công chứng đó đang quản lý, sử dụng.

UBND cấp tỉnh quyết định chuyển đổi phòng công chứng

UBND cấp tỉnh ra quyết định chuyển đổi phòng công chứng thành văn phòng công chứng theo đề nghị của sở tư pháp.

Văn phòng công chứng được thành lập từ việc chuyển đổi phòng công chứng thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động như đối với văn phòng công chứng được thành lập mới. Phòng công chứng được chuyển đổi chấm dứt hoạt động tại thời điểm quyết định chuyển đổi phòng công chứng thành văn phòng công chứng có hiệu lực thi hành.

Văn phòng công chứng được thành lập từ việc chuyển đổi phòng công chứng phải kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ trong hoạt động công chứng và tiếp nhận toàn bộ hồ sơ công chứng của phòng công chứng đó.

 Về Cơ sở đào tạo; quy trình bổ nhiệm công chứng viên

Cơ sở đào tạo nghề công chứng là đơn vị có chức năng đào tạo nghề công chứng thuộc Bộ Tư pháp.

Hồ sơ bổ nhiệm công chứng viên bao gồm các giấy tờ: đơn đề nghị bổ nhiệm, giấy tờ chứng minh thời gian công tác pháp luật và giấy khám sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền cấp trong thời hạn 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.

Quy trình bổ nhiệm được thực hiện qua Sở Tư pháp và Bộ Tư pháp trong thời hạn quy định.

Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên

Doanh nghiệp bảo hiểm bồi thường cho tổ chức hành nghề công chứng khoản tiền mà tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm bồi thường cho người yêu cầu công chứng và cá nhân, tổ chức khác do lỗi của công chứng viên của tổ chức mình gây ra trong quá trình thực hiện việc công chứng, trừ các trường hợp cố ý vi phạm theo khoản 2, Điều 28 Nghị định.

Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình; Tổ chức hành nghề công chứng và doanh nghiệp bảo hiểm có thể thỏa thuận mức phí bảo hiểm nhưng không được thấp hơn 03 triệu đồng một năm cho một công chứng viên. Thời hạn bảo hiểm tối thiểu là 05 năm kể từ ngày hợp đồng bảo hiểm có hiệu lực. Số tiền bảo hiểm tối thiểu là 400 triệu đồng và phải được quy định rõ trong hợp đồng bảo hiểm.

Về Công chứng điện tử:

Nghị định quy định Văn bản công chứng điện tử được tạo lập trực tiếp trên môi trường điện tử theo quy trình công chứng điện tử trực tiếp hoặc trực tuyến được quy định tại Luật Công chứng, Nghị định này và quy định pháp luật về giao dịch điện tử.

Văn bản công chứng giấy được được chuyển đổi thành văn bản điện tử theo quy định của Luật Công chứng và pháp luật về giao dịch điện tử, có chữ ký số của công chứng viên và chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng cũng được coi là văn bản công chứng điện tử.

Phạm vi giao dịch được áp dụng công chứng điện tử:  Công chứng điện tử trực tiếp được áp dụng đối với tất cả các giao dịch dân sự. Công chứng điện tử trực tuyến được áp dụng với các giao dịch dân sự, trừ di chúc và giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác.

Nghị định có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2025. Nghị định thay thế Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng./.