Nghị định số 1843/VBHN-BTP  ngày 11 tháng 5 năm 2023 văn bản hợp nhất của Bộ Tư pháp  quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch.

Phạm vi điều chỉnh: 

 Nghị định này quy định chi tiết một số điều của Luật hộ tịch về đăng ký khai sinh, kết hôn, quản lý và sử dụng Sổ hộ tịch trong giai đoạn Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư chưa được vận hành thống nhất trên cả nước (sau đây gọi là giai đoạn chuyển tiếp); đăng ký khai sinh cho trẻ em bị bỏ rơi, trẻ em chưa xác định được cha, mẹ, trẻ em sinh ra do mang thai hộ; khai sinh, kết hôn, nhận cha, mẹ, con, khai tử tại khu vực biên giới; cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra ở nước ngoài chưa được đăng ký khai sinh về cư trú tại Việt Nam; đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài tại Ủy ban nhân dân cấp huyện; ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn, ly hôn, hủy việc kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài; đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử; việc bố trí công chức tư pháp - hộ tịch làm công tác hộ tịch chuyên trách và một số biện pháp thi hành Luật hộ tịch.

Quy định về xuất trình, nộp giấy tờ khi đăng ký hộ tịch, cấp bản sao trích lục hộ tịch

Người yêu cầu đăng ký hộ tịch, cấp bản sao trích lục hộ tịch xuất trình bản chính một trong các giấy tờ là hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng (sau đây gọi là giấy tờ tùy thân) để chứng minh về nhân thân.

Người yêu cầu đăng ký khai sinh phải nộp bản chính Giấy chứng sinh hoặc giấy tờ thay Giấy chứng sinh theo quy định tại khoản 1 Điều 16 của Luật hộ tịch; đăng ký khai tử phải nộp bản chính Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay Giấy báo tử theo quy định tại khoản 1 Điều 34 của Luật hộ tịch và tại khoản 2 Điều 4 của Nghị định này; đăng ký kết hôn phải nộp bản chính Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo quy định tại Mục 3 Chương III của Nghị định này.

Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài sử dụng để đăng ký hộ tịch tại Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt và công chứng bản dịch hoặc chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật.

Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước có chung đường biên giới với Việt Nam (sau đây gọi là nước láng giềng) lập, cấp, xác nhận sử dụng để đăng ký hộ tịch theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 7 của Luật hộ tịch được miễn hợp pháp hóa lãnh sự; dịch ra tiếng Việt và có cam kết của người dịch về việc dịch đúng nội dung.

Bản sao giấy tờ trong hồ sơ đăng ký hộ tịch là bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc chứng thực từ bản chính theo quy định của pháp luật; trường hợp người yêu cầu nộp bản sao không được chứng thực thì phải xuất trình bản chính để đối chiếu.

Cách thức nộp và tiếp nhận hồ sơ đăng ký hộ tịch

 Người yêu cầu đăng ký kết hôn, nhận cha, mẹ, con, đăng ký lại kết hôn trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký hộ tịch; người yêu cầu đăng ký các việc hộ tịch khác có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký hộ tịch, gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc gửi hồ sơ theo hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến. Hồ sơ đăng ký hộ tịch chỉ cần lập một (01) bộ.

Người tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra các giấy tờ để đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ trong hồ sơ do người yêu cầu nộp, xuất trình; trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn người yêu cầu bổ sung hoàn thiện. Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả.

Trường hợp người yêu cầu nộp giấy tờ là bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính thì người tiếp nhận hồ sơ không được yêu cầu xuất trình bản chính; nếu người yêu cầu chỉ nộp bản chụp và xuất trình bản chính thì người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký vào bản chụp xác nhận về việc đã đối chiếu nội dung giấy tờ đó.

Trường hợp pháp luật quy định giấy tờ xuất trình thì người tiếp nhận hồ sơ không được yêu cầu nộp thêm bản sao hoặc bản chụp của giấy tờ xuất trình.

Trường hợp người yêu cầu gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc muốn nhận kết quả qua hệ thống bưu chính thì phải gửi nộp lệ phí đăng ký hộ tịch, lệ phí cấp bản sao trích lục hộ tịch nếu không thuộc diện được miễn lệ phí và chi phí trả kết quả qua hệ thống bưu chính. Người tiếp nhận hồ sơ ghi rõ phương thức trả kết quả trong giấy tiếp nhận.

Được trả kết quả qua hệ thống bưu chính đối với yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch các việc hộ tịch do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài giải quyết, bao gồm khai sinh; kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; thay đổi hộ tịch; khai tử; ly hôn; hủy hôn nhân trái pháp luật và yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch theo quy định tại Điều 63 của Luật hộ tịch.

Đối với việc đăng ký hộ tịch phải tiến hành xác minh theo quy định của Luật hộ tịch và Nghị định này thì thời gian gửi văn bản yêu cầu và thời gian trả lời kết quả không tính vào thời hạn giải quyết việc hộ tịch cụ thể.

Xác định nội dung đăng ký khai sinh, khai tử

Nội dung khai sinh được xác định theo quy định tại khoản 1 Điều 14 của Luật hộ tịch và quy định sau đây:

Họ, chữ đệm, tên và dân tộc của trẻ em được xác định theo thỏa thuận của cha, mẹ theo quy định của pháp luật dân sự và được thể hiện trong Tờ khai đăng ký khai sinh; trường hợp cha, mẹ không có thỏa thuận hoặc không thỏa thuận được, thì xác định theo tập quán;

Quốc tịch của trẻ em được xác định theo quy định của pháp luật về quốc tịch;

Số định danh cá nhân của người được đăng ký khai sinh được cấp khi đăng ký khai sinh. Thủ tục cấp Số định danh cá nhân được thực hiện theo quy định của Luật căn cước công dân và Nghị định quy định chi tiết thi hành Luật căn cước công dân, trên cơ sở bảo đảm đồng bộ với Luật hộ tịch và Nghị định này;

Ngày, tháng, năm sinh được xác định theo Dương lịch. Nơi sinh, giới tính của trẻ em được xác định theo Giấy chứng sinh do cơ sở y tế có thẩm quyền cấp; trường hợp không có Giấy chứng sinh thì xác định theo giấy tờ thay Giấy chứng sinh theo quy định tại khoản 1 Điều 16 của Luật hộ tịch. Đối với trẻ em sinh tại cơ sở y tế thì nơi sinh phải ghi rõ tên của cơ sở y tế và tên đơn vị hành chính cấp xã, huyện, tỉnh nơi có cơ sở y tế đó; trường hợp trẻ em sinh ngoài cơ sở y tế thì ghi rõ tên đơn vị hành chính cấp xã, huyện, tỉnh nơi trẻ em sinh ra.

Quê quán của người được đăng ký khai sinh được xác định theo quy định tại khoản 8 Điều 4 của Luật hộ tịch.

Khi đăng ký khai tử theo quy định của Luật hộ tịch, nội dung khai tử phải bao gồm các thông tin: họ, chữ đệm, tên, năm sinh của người chết; số định danh cá nhân của người chết, nếu có; nơi chết; nguyên nhân chết; giờ, ngày, tháng, năm chết theo Dương lịch; quốc tịch nếu người chết là người nước ngoài. Nội dung đăng ký khai tử được xác định theo Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay Giấy báo tử do cơ quan có thẩm quyền sau đây cấp:

 Đối với người chết tại cơ sở y tế thì Thủ trưởng cơ sở y tế cấp Giấy báo tử;

Đối với người chết do thi hành án tử hình thì Chủ tịch Hội đồng thi hành án tử hình cấp giấy xác nhận việc thi hành án tử hình thay Giấy báo tử;

Đối với người bị Toà án tuyên bố là đã chết thì Bản án, quyết định có hiệu lực của Toà án thay Giấy báo tử;

Đối với người chết trên phương tiện giao thông, chết do tai nạn, bị giết, chết đột ngột hoặc chết có nghi vấn thì văn bản xác nhận của cơ quan công an hoặc kết quả giám định của Cơ quan giám định pháp y thay Giấy báo tử;

Đối với người chết không thuộc một trong các trường hợp quy định tại các điểm a, b, c và d của khoản này thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó chết có trách nhiệm cấp Giấy báo tử.

Cấp Giấy chứng sinh, Giấy báo tử và cung cấp số liệu thống kê sinh, tử

Cơ sở y tế sau khi cấp Giấy chứng sinh, Giấy báo tử và cơ quan có thẩm quyền cấp giấy tờ thay Giấy chứng tử quy định tại khoản 2 Điều 4 của Nghị định này có trách nhiệm thông báo số liệu sinh, tử cho cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền theo quy định của Luật hộ tịch để thống kê kịp thời, đầy đủ, chính xác theo quy định của pháp luật.

Bộ Y tế hướng dẫn các cơ sở y tế thực hiện việc cấp Giấy chứng sinh, Giấy báo tử và cung cấp số liệu thống kê sinh, tử cho cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền theo quy định tại khoản 1 Điều này.

Giá trị pháp lý của Giấy khai sinh

Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân.

Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó.

Trường hợp nội dung trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác với nội dung trong Giấy khai sinh của người đó thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý hồ sơ hoặc cấp giấy tờ có trách nhiệm điều chỉnh hồ sơ, giấy tờ theo đúng nội dung trong Giấy khai sinh.

Điều kiện thay đổi, cải chính hộ tịch

Việc thay đổi họ, chữ đệm, tên cho người dưới 18 tuổi theo quy định tại khoản 1 Điều 26 của Luật hộ tịch phải có sự đồng ý của cha , mẹ người đó và được thể hiện rõ trong Tờ khai; đối với người từ đủ 9 tuổi trở lên thì còn phải có sự đồng ý của người đó.

Cải chính hộ tịch theo quy định của Luật hộ tịch là việc chỉnh sửa thông tin cá nhân trong Sổ hộ tịch hoặc trong bản chính giấy tờ hộ tịch và chỉ được thực hiện khi có đủ căn cứ để xác định có sai sót do lỗi của công chức làm công tác hộ tịch hoặc của người yêu cầu đăng ký hộ tịch.

Tuyển dụng, bố trí, bồi dưỡng công chức làm công tác hộ tịch

Từ ngày 01 tháng 01 năm 2016, người có thẩm quyền chỉ được bố trí, tuyển dụng mới người có đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật hộ tịch làm công tác hộ tịch.

Căn cứ vào số lượng cán bộ, công chức cấp xã do Chính phủ quy định, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) ưu tiên bố trí công chức tư pháp - hộ tịch làm công tác hộ tịch chuyên trách tại các xã, phường, thị trấn là đơn vị hành chính cấp xã loại 1, loại 2 có đông dân cư, số lượng công việc hộ tịch nhiều.

Bộ Tư pháp xây dựng chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ hộ tịch và quy định việc cấp chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ hộ tịch cho công chức làm công tác hộ tịch. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ hộ tịch cho công chức làm công tác hộ tịch tại địa phương.